デジタルの時代とは言っても、なかなか日々の業務を新しいものに置き換えることは、大変労力の掛かることです。ただ、導入後のメリットは最初の労力の比ではないことを、多くの現場で見てきました。
導入時に起こりえることのノウハウもご提供できますので、「まだノートで予約管理してます…」という医院様、ぜひ導入をご検討ください。
- 《予約編》アポイントが煩雑になりやすい
- アポイントを取る際のポイント
①何分単位の処置か
②担当者（ドクターや衛生士の担当制）
③チェアーや使用器具の確保
他・・・
上記条件を判断しアポを取ることが必要
漏れやミスの起こる可能性大
↓
導入後
患者を特定すれば条件が分かり、簡単に対応可能
- 《予約編》アポイント帳の限界
- ・１冊しか作れない・・・紙の劣化
・患者対応が重なると、予約帳の取り合いになる。
・１冊で確認できる期間の限界
↓
導入後
ニーズに合わせてシステム化
受付のみでなく、診療室にもクライアントを設置すれば、チェアーサイドで患者さんと相談することもできる！
- 《予約編》予約が非効率／人為的ミスの発生
- ・予約帳ではキャンセルや空き時間がどこにあるかがわかりにくい
・記入間違い、記入漏れ等によるダブルブッキングや空き時間の発生
↓
導入後
予約の効率化と人為的ミスの抑制を同時に！
空き時間、キャンセルなど瞬時に把握でき効率よく予約を入れられます。また、記入漏れ、記入間違いは、ほぼなくなります（リライト診察券の利用）。
- 《予約編》キャンセルとスタッフ負担
- ・キャンセルがあっても、その対策をどう取ったらよいのかわからずにいた。
・手書きの予約帳では、作業が非効率。手間や時間がかかる。
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導入後
患者毎のキャンセル率の把握や、メールなどによる予約確認システムにより、患者さんのうっかり忘れを防ぐ。→キャンセル率の低下！
また、作業が単純化、効率化される。→スタッフの負担の軽減！
- 《患者管理編》電話その他の患者対応
- スタッフの記憶に頼るしかない、カルテを出して確認する、担当者に確認する。
⇒曖昧で不確かな対応やミス、タイムロスの発生
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導入後
カルテを出さなくても、患者名を入力すれば、誰でも（担当者でなくても）、前回来院日時、治療内容、次回予定その他の個人情報をすぐに把握でき、正確で時間のロスがなく、患者に合わせた声かけも行えるなど、心のこもった対応をすることが可能。
- 《患者管理編》患者の個人情報の管理、入金管理
- ・スタッフの記憶に頼り。カルテを見ないと分からない。
・未収金や預かり金（余剰金）の状況がすぐにわからない
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導入後
・住所、電話番号のみならず、注意点や個別情報などを入力しておくことが出来る。予約確認やリコールシステムにも対応できる。
・患者ごとの未収金や預かり金（余剰金）の状況のリアルタイムでの把握、管理が出来る。ミスをなくす。
- 《医院経営編》日計・月計の管理・医院経営対策
- ・計算ミス、タイムロスなど。
・来院動機、治療内容その他の傾向を調査するのに、感覚に頼ったり、時間がかかったりする。
↓
導入後
・計算ミス、タイムロスなどをなくす。自由診療の会計や、カード決済などにも対応。
・期間毎の来院数、来院動機、治療内容その他の傾向などの統計をとり、何らかの対策を講じることが出来る。
導入への不安
導入への不安をお持ちの医院様も、導入後は「もっと早く導入しておけばよかった」という声を多くいただきます。
導入前は…
・全てのスタッフが、パソコンが得意なわけではないので、不安…
・覚えるのが大変…
・操作が難しいのでは…
・入力が面倒なのでは…
・システム異常など、故障したら…
・スタッフの移動など、様々な変化に対応できるのか…
導入後は…
・パソコンが不得意でも操作は簡単
・はじめは確かに少し覚えないといけませんが、慣れてしまえばなんてこと
・レセコンとも連動しており、患者情報を共有できます。こまめに入力しておけば、色々な活用が可能です。
・システム異常は心配するほどありません。ニーズに合わせた対応など、リモートで対応してもらえるので、便利です。
患者さんへのメリットも大きな導入動機
- → ご希望の方に予約の確認のメールが可能で、うっかり忘れないから便利と評判です。
- → 一番反響があったのが、リライト診察券です。以前は紙で手書きでしたが、カード型になり、見た目もきれいで、初診の患者さんにも、『すごいね』って感動されます。
- → 患者さんをお待たせしないので、受付でのクレームが減りました。
